ประเด็นการเจรจาในเชิงเทคนิค
เนื้อหาดีๆเหล่านี้เราหยิบยกบางบทความมาจากหนังสือ ผ่าตัดค่าบริการวิชาชีพ ( ANATOMY OF FEE) ซึ่งเขียนจากประสบการณ์ในการทำงานของ ดร.พร วิรุฬห์รักษ์ @PonnVirunrak เพื่อแบ่งปันประสบการณ์ในการทำธุรกิจให้กับเพื่อนร่วมวิชาชีพ
1) ประเด็นเรื่องเงิน (money)
-ราคา (price)
เป็นสิ่งแรกที่ทุกคนนึกถึงเมื่อมีการเจรจาธุรกิจ ราคาเป็นประเด็นที่เกี่ยวโยงกับประเด็นอื่นๆ ทุกประเด็น การปรับเปลี่ยนดึงเส้นเชือกเข้าออกมักเป็นผลมาจากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่พอใจในราคาทั้งสิ้น
– เวลา (time)
การจ่ายเงินตามราคาที่ตกลงกันไว้ แม้จะจ่ายเป็นจำนวนเท่ากัน แต่หากจ่ายในเวลาที่แตกต่างกัน อาจเกิดความแตกต่างกันอย่างมากในการประกอบธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายก่อน จ่ายหลังจ่ายระหว่างทำงาน เนื่องจากเรามีปรากฏการณ์ทางเศรษฐกิจที่เรียกว่า ‘ภาวะเงินเฟ้อ’ คือ มูลค่าของสิ่งที่เงินจะซื้อหาได้ที่ลดลงไปตามกาลเวลา เช่น เมื่อสิบปีที่แล้วเงินสี่สิบบาทซื้อข้าวแกงได้สองจาน แต่ปัจจุบันซื้อได้จานเดียว เป็นต้น ดังนั้น จำนวนเงินเท่ากันที่ได้ในวันนี้ กับเงินที่ได้ในปีหน้า ค่าเงินย่อม ไม่เท่ากัน อีกประเด็นคือ สภาพคล่องของบริษัท คือ สภาพที่จะต้องมีเงินสดไว้ใช้จ่ายเสมอ หากลูกค้าจะจ่ายเงินหนึ่งล้านบาท แต่ให้เลือกว่าจะจ่ายอีกสาม เดือนหรือจ่ายวันนี้เลย การตัดสินใจนี้ให้ผลต่างกันมาก เพราะหากท่านไม่มีเงินเดือนจ่ายพนักงานแล้ว และวันที่ต้องจ่ายเงินเดือนคืออาทิตย์หน้า ท่านย่อมอยาก ได้เงินนั้น ‘ทันที’
– เงื่อนไขในการเบิกจ่าย (payments)
รายละเอียดในการจ่ายเงินจะเป็นอย่างไร เราสามารถ เบิกได้ทันที หรือต้องแสดงรายงานประกอบการทำงาน ลูกค้ามีสิทธิ์โต้แย้งการเบิกหรือไม่ หรือเป็น การจ่ายโดยอัตโนมัติแบบเงินเดือน ลูกค้าสามารถ บอกเลื่อนและขอตรวจสอบได้หรือไม่ ทั้งหมดนี้ภาระของผู้ให้บริการที่จะต้อง ‘ตั้งเบิก’ จะแตกต่างกันไป เช่น การเบิกโดยไม่มีเงื่อนไขนั้น ไม่ต้องมีการเตรียม เอกสารใด หากไม่จ่ายก็หยุดทำงานได้แต่ถ้าเบิกโดยพิจารณาเป็นรายครั้งก็ต้องมีการตรวจรับงานเป็นรอบๆต้องทำการนำเสนอและต้องตั้งเบิก เป็นต้น ถือว่ามีลุ้นกันทุกรอบนั่นเอง
2) ขอบเขตของการให้บริการ (scope)
ขอบเขตการทำงานเป็นหมวดการเจรจาที่ไม่มีสูตรตายตัวเนื่องจากขอบเขตของแต่ละวิชาชีพบริการนั้นแตกต่างกัน ซึ่งแต่ละ ท่านย่อมรู้ดีที่สุด เพราะร่ำเรียนและมีประสบการณ์การทำงานมาโดยตรงการเจรจากับลูกค้าต้องเจรจาทั้งแบบปากเปล่าและเป็นลายลักษณ์อักษร หากมีข้อสรุปใด หรือมีบทเรียนใดๆ ต้องระบุลงไปในขอบเขตการทำงาน เพื่อบริหารความเสี่ยงในอนาคต เนื่องจากการเจรจามักจะลื่นไหลไปเรื่อยๆ หากไม่สามารถจับประเด็นได้ อาจหลงทางกันทั้งสองฝ่าย ดังนั้น ควรมีการบันทึก (meeting minutes) ระหว่างเจรจากันอย่าง เป็นระบบ ในส่วนของผู้เขียนเอง หากมีการเจรจาต่อรองราคากับลูกค้า จะมีการทำบันทึกให้ลูกค้า ลงลายมือชื่อว่า มีการต่อรองราคาใน proposal ฉบับนี้เป็นจำนวนกี่ครั้ง เพื่อเป็นหลักฐานว่า หากมีตัวแทนของลูกค้ามาต่อราคาอีก จะได้มีหลักฐานว่าเคยมี การลดราคามาแล้ว ปัจจุบันเทคโนโลยีเจริญก้าวหน้า ท่านสามารถจดบันทึกโดย คอมพิวเตอร์ อัดเสียง อัดวิดีโอ หรือการพูดคุยกันผ่าน chat application ต่างๆ โดยเรียกดูย้อนหลังได้ ทำให้ง่ายดายยิ่งขึ้น ในการกลับมาสรุปประเด็นที่พูดคุยเสร็จไปแล้ว พร้อมกับหลัก ฐานที่ทุกคนได้มีการตกลงกันไว้
ข้อสรุปในประเด็นทางเทคนิค
ตัวอย่างเหตุการณ์การเจรจาที่นำไปสู่ “term” ระหว่างกัน ดังนี้
-ท่านเสนอค่าบริการวิชาชีพเป็นจำนวนเงิน 1,000,000 บาท แต่ลูกค้าขอลดราคาเหลือ 800,000 บาท
-อันดับแรกท่านต้องพิจารณาว่า 800,000 บาทนั้นยัง เหลือกำไรในระดับที่รับได้หรือไม่
-หากราคาระดับนี้ท่านคิดว่าไม่น่ารอด ก็ต้องหาทาง ลดต้นทุนส่วนอื่น
-ท่านสามารถเจรจาให้ลูกค้าเป็นผู้จ่ายค่าเดินทางระหว่างการทำงานได้หรือไม่
-หรือการไปตรวจงานสิบครั้งในร่างสัญญา ขอลดเหลือ ห้าครั้งได้หรือไม่
-การส่งงานไม่ต้องทำเอกสารขอเบิก เพื่อประหยัด man-hour ได้หรือไม่ แต่เบิกด้วย invoice ใบเดียว
-หากไม่สามารถลดต้นทุนมากกว่านี้ได้อีก ก็ขอให้ลด ปัจจัยด้านความเสี่ยงและเงินเฟ้อ โดยตกลงให้ลูกค้า จ่ายค่าบริการล่วงหน้าเป็นจำนวนมากขึ้น จาก 15% เป็น 40% เพื่อให้มี cash flow เข้ามาในออฟฟิศ จะได้ใช้จ่ายสะดวกสบายมากขึ้น เป็นต้น
เรียบเรียงจากหนังสือ ผ่าตัดค่าบริการวิชาชีพ ( ANATOMY OF FEE)
จัดพิมพ์โดย สำนักพิมพ์ลายเส้น
ผู้เขียน : ดร.พร วิรุฬห์รักษ์